Ghid pentru avertizori · pas cu pas
Cum faci o raportare
prin WhistleUp.
Ai observat la muncă o posibilă încălcare a legii și nu știi de unde să începi? Nu trebuie să lucrezi în juridic și nici să cunoști denumirea exactă a faptei. Ghidul te conduce de la linkul companiei până la răspunsul final.
Mai întâi, un lucru important
Orice persoană care află despre o posibilă încălcare în context profesional poate fi avertizor.
Poți lucra în producție, vânzări, contabilitate, depozit, transport, curățenie, conducere sau într-un cabinet medical. Poți fi angajat, fost angajat, candidat, stagiar, voluntar, colaborator ori poți lucra pentru un furnizor sau subcontractant.
Contează cum ai aflat informația și ce raportezi. Legea se uită la contextul profesional și la motivele pe care le aveai să crezi că informația era adevărată atunci când ai trimis-o.
Nu trebuie să ai dosarul complet.
Poți raporta și o suspiciune rezonabilă. Spune clar ce știi, ce nu știi și de ce situația ți se pare nelegală. Verificarea faptelor este responsabilitatea persoanei desemnate și a organizației.
01 · Găsește canalul companiei
Nu începe de pe pagina generală WhistleUp. Ai nevoie de intrarea companiei tale.
Fiecare organizație are propriul canal. Linkul ori codul te duce la pagina unde apare denumirea companiei și unde raportarea ajunge la persoana desemnată de acea companie.
Site-ul companiei
Caută secțiuni precum Avertizări, Integritate, Raportări, Whistleblowing sau Legea nr. 361/2022.
Intranetul sau aplicația internă
Linkul poate fi în zona de documente pentru angajați, resurse umane ori politici interne.
Afișajul de la sediu
Legea cere ca mijloacele de raportare și persoana desemnată să fie aduse la cunoștința angajaților. Poți găsi un link sau un cod QR într-un loc accesibil.
Procedura sau regulamentul intern
Documentul despre whistleblowing ar trebui să indice exact cum intri în canal și cine îl gestionează.
Informarea primită de la companie
Verifică emailul de angajare, manualul angajatului, instruirile ori materialele comunicate de HR.
O întrebare neutră
Poți cere procedura de raportare fără să explici ce vrei să raportezi. Nu este nevoie să spui unui manager despre cine este vorba.
Capcană
Trimiți raportarea către altă firmă din grup.
Un logo comun nu înseamnă aceeași persoană juridică. Uită-te la denumirea afișată în WhistleUp înainte să continui.
02 · Citește procedura internă
Ce afli din regulament și ce drepturi îți dă legea
Unele organizații includ regulile într-un regulament intern. Altele au o politică separată, numită procedură de raportare internă sau politică de whistleblowing. Caută documentul care descrie raportarea internă, indiferent cum îl numește compania.
Regulile concrete ale canalului
- linkul, codul QR și celelalte moduri de raportare;
- persoana, compartimentul sau terțul desemnat;
- cum este protejată identitatea și cine poate vedea raportarea;
- cum primești confirmarea, întrebările și informările;
- cum ceri o discuție ori o întâlnire, dacă ai nevoie;
- unde găsești canalul extern competent.
Nu poate micșora protecția din lege
- nu te poate obliga să raportezi intern înaintea unui canal extern;
- nu poate permite divulgarea liberă a identității tale;
- nu poate elimina protecția doar fiindcă suspiciunea nu se confirmă;
- nu poate cere să dovedești singur definitiv încălcarea;
- nu te poate obliga să renunți la drepturi sau la măsuri reparatorii;
- nu poate transforma represaliile în măsuri acceptabile.
Dacă persoana vizată gestionează chiar canalul
Caută ruta alternativă din procedură. Poți lua în calcul și canalul extern, mai ales dacă există risc de represalii sau problema nu poate fi remediată eficient în interior.
03 · Buna-credință și raportarea nereală
Legea nu cere certitudine. Cere să nu inventezi cu bună știință.
O raportare serioasă poate porni dintr-o suspiciune și se poate dovedi, după verificări, neîntemeiată. Acest rezultat nu înseamnă automat că ai făcut o raportare falsă.
Ai motive concrete să crezi că informația este adevărată
- descrii ce ai observat și marchezi ce este numai o suspiciune;
- indici documentele și persoanele care pot lămuri situația;
- corectezi informația dacă descoperi ulterior o eroare;
- nu pretinzi că ai văzut ceva ce ai aflat doar din auzite.
Știi că informația este falsă și o trimiți ca adevărată
- inventezi un document sau un eveniment care nu a existat;
- modifici intenționat un mesaj pentru a acuza pe cineva;
- prezinți cu bună știință o persoană neimplicată drept autor;
- folosești canalul pentru răzbunare și creezi fapte false.
Amenda pentru informații raportate ca adevărate, deși știai că sunt nereale, este între 2.500 și 30.000 lei.
Dacă fapta îndeplinește condițiile unei infracțiuni, poate exista și răspundere penală. Sancțiunea nu se aplică doar fiindcă organizația nu a confirmat încălcarea sau fiindcă te-ai înșelat în mod rezonabil.
04 · Cu nume sau anonim
Ambele variante pot fi folosite. O raportare nominală rămâne confidențială.
Nu confunda raportarea nominală cu o sesizare care circulă liber prin companie. Identitatea ta trebuie protejată și poate fi divulgată numai în condițiile legii.
Îți comunici identitatea persoanei autorizate
- completezi numele și datele de contact în pasul despre autor;
- persoana desemnată poate înțelege mai ușor rolul tău;
- poate discuta cu tine despre riscul de represalii;
- numele nu trebuie transmis colegilor sau conducerii fără motiv legal.
Nu completezi datele care te identifică
- raportarea se examinează dacă are indicii suficiente;
- poți continua dialogul cu propriul cod și propria parolă;
- poți răspunde la întrebări fără să îți comunici numele;
- protecția împotriva represaliilor se aplică dacă ești identificat ulterior.
Adresa pentru notificări
WhistleUp îți permite să introduci separat o adresă pentru alerte și autentificare suplimentară. Aplicația precizează că această adresă nu este dezvăluită companiei. Folosește o căsuță la care numai tu ai acces.
De reținut
Anonim nu înseamnă imposibil de recunoscut.
Rolul tău, o ședință la care au participat două persoane sau detaliile unui document pot indica sursa. Include faptele necesare, dar evită datele personale fără legătură și explicațiile care nu ajută verificarea.
05 · Pregătește conținutul
Scrie ca pentru o persoană care nu a fost acolo.
Nu trebuie să folosești termeni juridici. O relatare clară, în ordine, îi permite persoanei desemnate să știe ce trebuie verificat și cui îi poate cere informații.
Contextul profesional
Spune ce rol sau relație de muncă ți-a permis să afli informația.
Fapta
Descrie acțiunea, inacțiunea, riscul ori încercarea de ascundere.
Ordinea evenimentelor
Începe cu primul fapt cunoscut și continuă cronologic.
Perioada și locul
Indică date exacte când le știi. Dacă nu, folosește un interval realist.
Persoanele vizate
Notează numele sau funcțiile cunoscute și rolul fiecăreia în eveniment.
Ce ai observat direct
Separă propriile observații de informațiile primite de la alte persoane.
Documentele
Atașează numai materiale relevante la care ai avut acces în mod legitim.
Riscul imediat
Spune dacă pot fi rănite persoane, distruse probe sau continuate faptele.
Nu porni propria investigație.
Protecția legii nu acoperă automat intrarea fără drept în conturi, încăperi ori sisteme. Folosește informațiile la care ai acces prin activitatea ta și lasă verificările suplimentare persoanelor autorizate.
06 · În WhistleUp
Parcurgi formularul pas cu pas și verifici totul înainte de trimitere.
Nu trebuie să termini relatarea într-un singur paragraf. Formularul separă informațiile, astfel încât să poți explica pe rând cine ești, cum ai aflat, ce s-a întâmplat și ce documente ai.
1canal
Deschide linkul companiei
Verifică denumirea juridică afișată. Dacă intrarea cere un cod al companiei, folosește codul comunicat de angajator.
2start
Alege Raportare nouă și citește introducerea
Pagina explică scopul canalului și îți arată organizația care va primi raportarea.
3identitate
Alege dacă raportezi nominal sau anonim
Pentru o raportare nominală completezi datele tale. Pentru una anonimă lași necompletate datele de identificare. Adresa separată pentru notificări este opțională.
4domeniu
Selectează una sau mai multe categorii
Alege ce se apropie de situația ta. Nu amâna trimiterea doar fiindcă oscilezi între două denumiri.
5context
Explică legătura cu munca ta
Spune cum ai ajuns să cunoști informația: prin sarcini, documente, o ședință, o livrare, o verificare sau altă activitate profesională.
6persoane
Indică persoanele implicate
Poți adăuga persoanele vizate și explica rolul lor. Dacă nu cunoști numele, folosește funcția sau descrierea pe care o poți susține.
7fapte
Descrie încălcarea
Redă cronologia, ce ai observat, ce ai aflat de la alții și unde pot fi verificate informațiile.
8probe
Adaugă documentele relevante
Poți atașa fișiere și poți explica ce arată fiecare. Nu încărca materiale fără legătură doar pentru a mări volumul raportării.
9control
Revizuiește raportarea integral
Verifică organizația, identitatea aleasă, categoriile, persoanele, descrierea și documentele. Corectează presupunerile prezentate ca fapte.
10trimitere
Stabilește parola și trimite
Alege o parolă pe care nu o folosești în altă parte. După înregistrarea reușită, WhistleUp afișează imediat numărul raportării, codul de acces și legătura directă.
Imediat după trimitere
Salvează codul și parola.
- păstrează numărul de înregistrare pentru referință;
- salvează codul de acces într-un loc cunoscut numai de tine;
- nu pune codul și parola în același mesaj trimis altcuiva;
- salvează legătura directă ori exportul raportării;
- nu aștepta emailul dacă nu ai introdus o adresă pentru notificări.
07 · După trimitere
Raportarea nu se termină când închizi formularul.
Persoana desemnată poate avea nevoie de o dată, de explicația unui document sau de un răspuns scurt. Revino periodic în WhistleUp, mai ales dacă nu ai ales notificările pe email.
Introdu codul și parola
Folosește legătura directă ori opțiunea de verificare a unei raportări existente.
Confirmă accesul suplimentar
Dacă ai folosit o adresă pentru notificări, aplicația poate solicita și codul de unică folosință primit pe email.
Citește și răspunde
Mesajele persoanei desemnate rămân legate de dosar, inclusiv dacă raportarea este anonimă.
Adaugă informațiile cerute
Răspunde în termenul comunicat. Lipsa elementelor necesare poate duce la clasare după procedura legală.
Încarcă materiale noi
Dacă apare un document relevant după trimitere, explică ce este și de ce contează.
Consultă informările și soluția
Vei putea vedea comunicările privind stadiul și modalitatea de soluționare transmisă prin canal.
0imediat
WhistleUp înregistrează raportarea
Primești datele de acces și confirmarea tehnică a înregistrării reușite.
7zile max.
Compania trebuie să confirme primirea
Legea stabilește cel mult 7 zile calendaristice. Confirmarea generată imediat de WhistleUp nu trebuie confundată cu primul mesaj personalizat al persoanei desemnate.
15zile de la cerere
Poți primi o cerere de completare
Dacă lipsesc informații necesare, persoana desemnată poate cere să completezi raportarea în 15 zile înainte de a decide o posibilă clasare.
3luni max.
Trebuie să primești informații despre stadiu
Informarea privește acțiunile subsecvente și motivele lor, în limita în care comunicarea nu periclitează verificările.
+evoluții
Comunicarea continuă
Organizația trebuie să te informeze ulterior când apar evoluții și să îți comunice modalitatea de soluționare.
Trei luni nu înseamnă obligatoriu că verificarea este închisă.
Acesta este termenul pentru informarea privind stadiul. Unele verificări durează mai mult. Important este să primești o explicație utilă și să poți urmări cazul.
08 · Drepturile și protecțiile tale
Legea stabilește protecția, indiferent cum privește managerul raportarea.
Pentru a beneficia de măsurile de protecție, informația trebuie să provină dintr-un context profesional, să ai motive întemeiate să crezi că era adevărată și să fi folosit o modalitate de raportare prevăzută de lege.
Persoana desemnată nu poate dezvălui numele sau informațiile care te identifică direct ori indirect fără consimțământul tău expres, cu excepțiile impuse de lege.
Ai dreptul la confirmarea primirii, informații privind stadiul acțiunilor și comunicarea modalității de soluționare.
Sunt interzise concedierea, reducerea salariului, schimbarea programului, retrogradarea, evaluările negative, intimidarea, hărțuirea și alte dezavantaje determinate de raportare.
Poți alege direct o autoritate competentă sau Agenția Națională de Integritate, mai ales când există risc de represalii ori remedierea internă pare ineficientă.
În litigiul privind represaliile, angajatorul trebuie să dovedească faptul că măsura contestată are alte motive decât raportarea.
Agenția Națională de Integritate oferă consiliere confidențială și asistență împotriva represaliilor. Legea prevede și asistență judiciară gratuită prin barou în anumite proceduri.
Drepturile nu pot fi eliminate prin contract sau regulament.
O clauză prin care ai renunța anticipat la protecție ori la măsurile reparatorii nu înlătură drepturile acordate de Legea nr. 361/2022.
09 · Dacă observi represalii
Notează faptele. Nu lăsa totul la nivelul unei impresii.
O schimbare neplăcută după raportare nu este automat represalie, dar merită documentată dacă pare legată de raportare. O cronologie clară poate conta mai târziu.
Scrie data și măsura
Notează când s-a schimbat programul, rolul, evaluarea, salariul sau modul în care ești tratat.
Păstrează documentele
Salvează legal emailuri, decizii, evaluări și mesaje care te privesc.
Leagă faptele de cronologie
Indică momentul raportării și ce s-a întâmplat înainte și după.
Folosește dialogul din caz
Informează persoana desemnată despre riscul sau măsura observată, dacă această cale este sigură.
Cere sprijin
Poți contacta Agenția Națională de Integritate, sindicatul, un reprezentant al salariaților sau un avocat.
Acționează repede când este urgent
Instanța poate suspenda anumite măsuri pe cale provizorie. Cere sfat juridic pentru situația ta concretă.
10 · Fă și nu face
Câteva reguli care te ajută înainte și după trimitere
✓
Fă
- verifică numele companiei înainte să începi;
- citește procedura internă și ruta pentru conflicte;
- scrie faptele în ordine și folosește date concrete;
- separă observațiile directe de suspiciuni;
- corectează rapid orice eroare descoperită ulterior;
- păstrează codul, parola și numărul raportării;
- revino în canal și răspunde la întrebări;
- documentează orice posibilă represalie.
×
Nu face
- nu inventa și nu exagera fapte pentru a suna mai grav;
- nu accesa conturi, dosare sau încăperi fără drept;
- nu include date despre colegi care nu au legătură;
- nu confrunta persoana vizată dacă există risc;
- nu distribui raportarea pe grupuri sau rețele sociale;
- nu trimite codul și parola altor persoane;
- nu confunda termenul de 3 luni cu o promisiune de sancțiune;
- nu abandona canalul după ce ai trimis.
11 · Capcane frecvente
Unde se blochează de obicei o raportare bună
Aștepți să cunoști articolul de lege
Nu este treaba ta să dai verdictul juridic. Descrie faptele și alege categoria cea mai apropiată.
Scrii numai că totul este ilegal
Fără date, locuri și acțiuni concrete, persoana desemnată nu știe ce să verifice.
Presupui că numele tău va ajunge la manager
O raportare nominală este confidențială. Întreabă cine are acces dacă procedura nu este clară.
Presupui că anonimatul rezolvă totul
Detaliile situației te pot indica. Alege atent ce informații sunt necesare pentru verificare.
Pierzi datele de acces
Fără cod și parolă, revenirea poate deveni dificilă, mai ales dacă nu ai furnizat o adresă pentru notificări.
Nu răspunzi la cererea de completare
O raportare cu prea puține indicii poate fi clasată dacă nu este completată în termenul cerut.
Înainte să apeși Trimite
O verificare de un minut
Denumirea juridică afișată corespunde organizației despre care raportez.
Înțeleg ce date comunic și cum pot reveni la raportare.
Cititorul poate vedea ce am observat direct și ce trebuie verificat.
Documentele și datele personale au legătură cu situația raportată.
Nu o folosesc în alt cont și o voi păstra separat de cod.
Voi verifica mesajele, cererile de completare, stadiul și soluția.
Nu știi ce categorie să alegi?Vezi toate opțiunile din formular, explicate simplu și cu exemple.
Vezi categoriileVrei să înțelegi confidențialitatea?Află diferența dintre raportarea anonimă și cea nominală confidențială.
Citește analizaSurse și limite
- Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, forma consolidată
- Agenția Națională de Integritate: canal extern, consiliere și asistență pentru avertizori
- Pașii WhistleUp descriu fluxul aplicației disponibil la data publicării articolului.
Acest ghid oferă orientare generală și nu înlocuiește consultanța juridică pentru o situație concretă. Protecția legală depinde de fapte, contextul profesional, motivele existente la momentul raportării și modalitatea folosită.
